Upravljanje seznama projektov za zainteresirane strani, ki vsi menijo, da si njihovi projekti zaslužijo vašo vso pozornost, je lahko izjemno. Če je vaša odgovornost, da ugotovite, kaj je prednostna naloga in kaj sledi v vrsti navidez kritičnih projektov, morate upoštevati štiri dejavnike: nujnost, stroške, nepredvidene dogodke ter vire in alternative.
Nujnost
Nujnost bi morala biti glavni dejavnik pri odločitvi, kateri projekt je treba najprej obravnavati, vendar je treba najprej opredeliti nujnost. Kakšne so koristi in dejavniki tveganja? Kakšna je cena neukrepanja? Če so stroški neopravljanja projekta škodljivi za podjetje, je lahko vaša edina možnost nadaljevanje. Ustrezno razporedite svoja sredstva in določite čas, ki bo potreben za dokončanje teh prednostnih projektov.
Stroški
Kaj se zgodi, ko so stroški glavni dejavnik? Uporaba orodja za upravljanje projektov vam lahko pomaga določiti, koliko bo stal projekt, vendar ne pozabite primerjati te številke s stroški, če projekta ne boste izvedeli. (Vedno obstaja strošek nedelovanja.) Nato boste želeli ugotoviti, katere projekte je mogoče dokončati v najkrajšem času. Orodja, ki jih lahko uporabite za sprejemanje teh odločitev, vključujejo obračunavanje stroškov na podlagi dejavnosti, analogno ocenjevanje, parametrično ocenjevanje in tritočkovno ocenjevanje, kot je PERT (tehnika vrednotenja in pregleda programa).
kako oblikovati citate v zgodbi
Nepredvideni dogodki
Ko boste odgovorili na vprašanja o nujnosti in stroških, boste morali analizirati, kako bi lahko nepredvideni dogodki vplivali na aktivne projekte. Ali so načrtovane prihodnje spremembe politike ali programa? Se je kaj spremenilo, odkar je bil projekt dodan v čakalno vrsto? Če je tako, ali bo kateri od teh scenarijev spremenil nujnost ali stroške vaših projektov? To so vsa vprašanja, na katera morate odgovoriti med pregledovanjem odprtih projektov.
Viri in alternative
Grafikon aktivnosti na puščici vam lahko pomaga določiti projekte, ki bi lahko bili povezani. Vpogled v povezave vam omogoča, da pravilno razporedite vire in celo dodelite projekte na podlagi specializacije. To lahko sprosti druge vire, ki jih lahko dodelite nepovezanim projektom, kar pomaga zmanjšati ozka grla projektov v čakalni vrsti. Poleg tega izvajanje analize kritične poti olajša načrtovanje vsake potrebne naloge, potrebne za dokončanje projekta. To razkriva tudi projektna področja, ki so lahko odvisna od drugih. Nato preverite, ali obstajajo alternative za dokončanje projekta, kot je bilo prvotno zastavljeno. Če ste v dvomih – in če nimate pasovne širine za izvedbo teh analiz – poiščite pomoč vodje projekta.
Razmislite o vseh zgoraj omenjenih dejavnikih in nato razmislite o stroških zunanjega izvajanja k kvalificiranemu vodji projekta, ki je usposobljen za sprejemanje takšnih odločitev. To se morda zdi drago, vendar ima lahko vrtenje koles in zataknitev zaradi neukrepanja višje cene. Dragoceno je tudi tveganje zamujenih priložnosti.
kako skrbeti za praprot
Postavitev vaše organizacije v najboljši položaj, da ostane agilna in produktivna, še nikoli ni bila tako kritična. Pri načrtovanju projektov in upravljavskih odločitvah se prepričajte, da ne nosite slepih slepih, in razmislite o vsaki perspektivi pri nadaljnjem delu.
