Nihče ni popoln. Ko žonglirate z veliko strankami ali dolgim seznamom opravil, lahko določena e-poštna sporočila ostanejo neodprta v vašem telefonu neprijetno dolgo. Čeprav se boste morda počutili sram, živčni ali razburjeni, ko se zavedate svoje napake, je pomembno, da situacijo popravite tako, da z vpleteno osebo komunicirate prek opravičilnega poznega e-poštnega odgovora.
Če pisna komunikacija ni vaša močna stran in se trudite oblikovati to e-pošto, brez panike! Pripravili smo štiri predloge za pozne odgovore na e-poštna sporočila za različne situacije, tako da lahko imate izhodišče, kako se odzvati z iskrenim opravičilom in načrtovati, da bomo skupaj napredovali.
Osnove
Ne glede na to, kakšen je vaš razlog za pisanje poznega e-poštnega odgovora, obstaja nekaj, kar je treba in kaj ne storiti za ustvarjanje tega sporočila.
- Ne pozabite na vse ustrezne elemente profesionalne komunikacije. Namen tega e-poštnega sporočila je opravičiti in pokazati, da ste še vedno strokovnjak, s katerim je vredno delati. Imejte neposredno, specifično zadevo, začnite s profesionalnim pozdravom, vedno lektorirajte, izogibajte se priložnostnega slenga, ohranite profesionalen ton in končajte z zaključnim podpisom. Ko imate zapozneli odziv, ste lahko videti neorganizirani in neprofesionalni. Boj proti temu pojmu z dobro sestavljeno, premišljeno noto, ki se je drži vse strokovne standarde elektronske komunikacije .
- Sprejmite krivdo tam, kjer je krivda posledica. Ne glede na to, kaj je bil razlog za zamudo e-pošte – ali je šlo za osebni nujni primer ali ste preprosto pozabili – se iskreno opravičite za zamudo. Sprejemanje te krivde bo pokazalo, da prevzamete odgovornost za svoje delo in krivde ne prelagate le na nekoga drugega.
- Bodite odprti in pošteni. Če se počutite udobno, lahko delite razlog za zamudo. Ne spuščajte se preveč v osebne podrobnosti; namesto da bi rekli, da je vaša mama zbolela za rakom, preprosto recite, da ste prejeli slabe novice o družinskem članu in ste bili zavzeti s tem, da bi mu pomagali v tem težkem času. Vsak se lahko poveže z dejstvom, da se v življenju stvari zgodijo. Če jim date majhen vpogled v svoje življenje, ne da bi bili preveč razkriti, jim lahko date predstavo o tem, skozi kaj greste, in bolje bodo razumeli, od kod prihajate.
- Ne bodite preveč čustveni. Čeprav je pomembno, da ste pošteni do svoje stranke, saj lahko to spodbudi zaupanje, obstaja razlika med poštenostjo in TMI. Ne glede na to, skozi kaj doživljate, profesionalna komunikacija ni kraj za razbremenitev vaših težav. Naj bo vaš odgovor poln in odstranite nepotrebne podrobnosti. Lahko rečete, da ste doživeli izgubo, vendar ne bodite bolj natančni.
- Podrobno opišite svoje naslednje korake o tem, kaj nameravate narediti naprej. Najpomembneje je, da popravite to napako v komunikaciji s svojim podrobnim načrtom o tem, kako boste projekt premaknili naprej, zdaj, ko ste dohiteli. Sporočite jim, kaj so vaši koraki, kaj potrebujete od njih in kako lahko oba sodelujeta, da bosta projekt, na katerem delate, ponovno pospešili.
Odprta in iskrena komunikacija lahko reši skoraj vsak problem. Dobro oblikovano e-poštno sporočilo vam lahko pomaga, da se vrnete na pravo pot popravljanja tega poklicnega odnosa.
Predloge za pozne e-poštne odgovore
1. Ko ste preprosto pozabili odgovoriti
Za to smo krivi vsi; odpreš e-pošto, odgovoriš v glavi, zapišite v mislih, da odgovorite pozneje , potem pa ... se nikoli ne odzoveš. Ko se spomnite, ste jih pustili viseti en teden ali dlje.
kako se dobro obleči za proračun
Kako torej zgraditi odziv, da ne boste videti popolnoma neprofesionalni in neorganizirani?
Prejemnik –
Žal mi je, ker sem vrnil vaš e-poštni naslov šele zdaj. Kmalu po tem, ko ste ga poslali, sem prebrala vaš e-poštni naslov in sem nameravala odgovoriti tisti večer. Ob vsem, kar se je dogajalo, se je izgubilo v naključju in upam, da mi boste oprostili za tako pozen odgovor.
Ko se opravičite, lahko še naprej odgovarjate na njihovo e-pošto.
2. Ko ste zamudili projektni rok
Včasih lahko počasen odgovor na e-pošto povzroči zamudo roka. V tem primeru se morate ne le opravičiti, ampak skupaj s stranko pripraviti spremenjeno časovnico, ki bo ustrezala obema vašim potrebam. Ponujanje rešitev in predlogov na vaši strani bo pokazalo, da ste pripravljeni na reševanje problemov in prilagajanje.
Prejemnik –
Žal vas moram obvestiti, da tega dela projekta še nisem dokončal in da sem zamudil naš rok. Zgodil se je osebni dogodek, ki je vplival na mojo razpoložljivost [ali] Zaradi nepredvidenih zapletov je ta del naloge trajal dlje, kot sem prej določil v naši časovnici. Žal mi je za morebitne zaplete, ki bi jih to lahko povzročilo na vaši strani. Verjamem, da mi bo s predanim trudom ta del projekta uspelo dokončati do tega datuma. Da bi se vrnili na pravo pot in dosegli naslednji rok, predlagam, da pripeljemo to osebo, ki nam bo pomagala dokončati projekt.
Uporabite to napako, da razumete svoje sposobnosti upravljanja s časom in v prihodnosti napovedujete, ali boste zamudili rok. Včasih se življenje zgodi in stvari pridejo na vrsto, toda če lahko nekomu pred zamudo poveste, da boste morda potrebovali podaljšanje, lahko hitreje premešajo stvari na svojem koncu, tako da lahko skupaj poiščete rešitev.
kako zaključiti osebni esej
3. Ko se vračate s prostega časa
Kadarkoli boste za nekaj dni odsotni iz pisarne, je dobra praksa, da nastavite samodejni odziv, ki podrobno opisuje, kdaj se boste vrnili, kako se lahko obrnete na vas v nujnih primerih in na koga se lahko obrnejo v medtem za hiter odgovor. Če pa ste bili nepričakovano zunaj ali ste preprosto pozabili, je tukaj dober način, da odgovorite na nujna sporočila, ki so v mapi »Prejeto«.
Prejemnik –
Najlepša hvala za vaš e-poštni naslov! Opravičujem se za zamudo pri odgovoru. Od [tega datuma] do danes zjutraj me ni bilo v pisarni zaradi osebnih zadev, vendar sem zdaj na voljo in z veseljem odgovorim na vaše vprašanje.
Če ste s stranko blizu, lahko navedete natančnejši razlog za svojo odsotnost, vendar lahko ostanete tako nejasni, kot je potrebno, da se počutite udobno.
Po tem odprtju lahko daste vse zahtevane informacije, ki jih vaša stranka potrebuje.
4. Ko ne morete več izpolnjevati pogojev projekta
Nujni primeri se zgodijo. Družinski člani zelo zbolijo, ljubljena oseba umre, imate nesrečo in ste zaprti v bolnišnici. Včasih vas življenje ovira pri delu in preprosto ne morete dokončati projekta, ki ste ga obljubili.
Ko zamujate z odgovarjanjem na e-pošto in jim morate povedati, da se projekta ne morete več lotiti, je ključnega pomena, da zadevo obravnavate elegantno in ponudite rešitve, kjer lahko.
Tukaj je primer e-poštnega sporočila, ki ga lahko prilagodite, da razložite svojo situacijo.
Prejemnik –
Pred kratkim sem v svojem osebnem življenju doživel uničujoč dogodek, ki je močno vplival na mojo delovno sposobnost. Zaradi tega dogodka ne bom več mogel ustrezno dokončati vašega projekta. V bližnji prihodnosti sem se odločil, da si vzamem čas, da pomagam svoji družini, in ne bom mogel dokončati vašegaprojekt.
Namesto tega toplo priporočam to osebo, da prevzame delo. Izpolnil sem jih o podrobnostih vašega projekta in jih kopiral v to e-poštno sporočilo, da se lahko začneta pogovarjati o naslednjih korakih, potrebnih v projektu. Ta oseba ima bogate izkušnje na tem področju in mislim, da boste z njimi zelo uživali.
Kopirati novo osebo, ki jo priporočate, da prevzame delo v e-poštnem sporočilu, tako da lahko vaša stranka takoj začne delati z njimi. To bo vsem pomagalo, da čim prej začnejo s projektom, kjer ste končali.
koliko časa bo breskev obrodila sadove
Količina dela, ki ga boste morali opraviti pri prehodu projekta, bo močno odvisna od vrste dela, ki ste ga opravljali. Če ste bili samostojni snemalec in ne morete več pokrivati dogodka, lahko novega samostojnega izvajalca preprosto obvestite o podrobnostih dogodka in pričakovanjih strank, da lahko od tam prevzame snemanje. Če projekt prenašate na drugo osebo v vašem podjetju, upajmo, da so zaenkrat seznanjeni z opisom vašega delovnega mesta in stranko, ki jo prevzamejo.
Naj bo vaš poznejši e-poštni odgovor iskren
Tudi če ste si vzeli več dni za odgovor, je najpomembnejša stvar, ki jo lahko storite, da rešite odnos, da ste odprti in iskreni v svoji komunikaciji. Ljudje cenijo poštenost in iskreno opravičilo za zamudo pošilja močno sporočilo, da ste pripravljeni popraviti svoje napake.
V prihodnosti se poskusite spomniti, da je kratek odgovor boljši od tišine. Če nimate časa za pošiljanje celotnega odgovora, pošljite hitro e-pošto, da ste prejeli njihovo sporočilo, in se veselite, da se boste kmalu podrobneje pogovorili z njimi. Nato v telefonu nastavite opomnik, ki vas bo pozval, da odgovorite, ko boste imeli več časa. Če veste, da niso bili pozabljeni, vendar se ukvarjate z nečim drugim, pošljete sporočilo, da vam je mar. Ne odlašajte z odgovorom; Če vzamete le trenutek za pošiljanje hitrega sporočila, lahko naredite svet razlike.
